Pandemin innebar en explosionsartad ökning av möten. Trots att vi sedan länge kan mötas fysiskt igen fortsätter inbokningarna skjuta i höjden och kalendrar att svämma över. Fenomenet äter upp arbetstid, är oproduktivt och skapar både stress och utmattning bland anställda.
12,9 % har mötestiden ökat sedan pandemin och antalet mötesdeltagare har ökat med i genomsnitt 13,5 %, enligt en global studie från National Bureau of Economic Research.
71 % steg produktiviteten bland anställda när mötesfrekvensen minskade med 40 %, visar en studie publicerad i Harvard Business Review genomförd på 76 företag under 2022.
252 % ökade den genomsnittliga mötestiden för användare av videomötesappen Teams under åren 2020–2022, enligt Microsofts ”Work index report” 2022.
Inom forskning på möteskultur finns ett begrepp som kallas aways, vars innebörd kan översättas till ”borta i huvudet och någon annanstans i tankarna”. Exempel på aways är mötesdeltagare som ritar, håller på med sin mobil eller surfar runt i andra fönster. En frånvarande blick hos en kollega kan också vara ett tecken på att man jobbar. I många fall pågår ett slags dubbelarbete, där man både är på mötet och samtidigt sköter andra arbetsuppgifter.
Litteratur på möteskultur beskriver möten som sakrala riter, som i Mötesboken av Patrik Hall, Vesa Leppänen och Malin Åkerström. Här nämns ett sekulärt substitut för att hitta sitt sammanhang i moderniteten, där fikabröd bryts i gemenskap och dagordning följs som liturgi. Även ett eget tungomål talas, som till exempel när man ”cirklar tillbaka”, låter något ”marinera” eller uppmanar någon att ”ta bollen vidare”. Mats Alvesson, professor vid Ekonomihögskolan vid Lunds universitet, talar om en mötesritualism. Att mötens form och mönster tar överhanden av gammal vana. ”Mötet blir en aktivitet som genomförs – eller genomlids – regelmässigt och förutsägbart. Innehåll, mening och nytta blir ibland underordnat. Viktigast är att ha möten. Ritualer är ofta trygga, därför fortsätter vi.”
Pandemins distansarbete skapade en ny, egen möteskultur. Här vande vi oss inte bara att se våra kollegor i närbild och att lyssna till varandras hispiga tonläge vid tekniska bekymmer. Mötena blev också fler och fortsatte öka även efter exilen. Nu kan vi dessutom välja vår mötesform: ska vi träffas fysiskt, digitalt eller i ett hybridmöte? De många sammankomsterna har lett till vad som idag kallas mötesinfarkt, vilket är bekräftat kan skapa både stress och utmattning.
Parallellt bokar fler personer in fejkmöten i kalendern. Detta för att skapa en lucka till faktiskt arbete. Enligt Patrik Hall sitter svenska chefer i offentliga organisationer i möten minst halva arbetstiden, på högre nivå kan det bli 40 mötestimmar i veckan. ”Det är också en konsekvens av Outlooks kalender, alltså att du kan bli inbokad på ett möte utan att vara tillfrågad. Blir du tillfrågad direkt tror jag inte att sådana här motståndsgärningar behövs.”
Samtidigt får man inte glömma att möten också fyller en funktion. Det är en situation där anställda blir erkända som människor. Under lämpliga former är det en arena för umgänge, dialog och bekräftelse. Dessutom blir de organisationer som annars framstår som ansiktslösa verkliga och konkreta.
Hur motverkas då haveriet i möteskulturen? På Relevans försöker vi hålla oss till att:
- Endast bjuda in relevanta medarbetare.
- Förse relevanta personer med mötesinformation i förhand via mejl.
- Eftersträva att halvera mötestiden.
- Ha en tydlig agenda och ansvarsområden.
- Uppföljning via mejl, istället för med nya möten.
- Ha ställ- och reflektionstid före och mellan mötesbokningar.