Idag ställs företag inför allt mer oförutsägbara och brådskande situationer. Det har gjort det allt viktigare att kunna ställa smarta frågor – särskilt för personer i ledande positioner. Men, till skillnad från advokater, läkare och psykologer, får chefer och projektansvariga i företagsvärlden ingen formell utbildning i vilka frågor de ska ställa när de står inför ett problem. Istället lär de flesta sig under resans gång, vilket medför en risk att allvarliga snedsteg och missar görs på vägen.
I Harvard Business Review redogör författarna Arnaud Chevallier, Frédéric Dalsace och Jean-Louis Barsoux för vilken typ av frågor som fått genomslag i företagsvärlden. Slutsatserna bygger på ett treårigt projekt, där chefer fick brainstorma kring beslut de ställts inför och vilken typ av frågor de ställde. Utifrån detta författades ett ramverk med fem sorters frågor som underlättar beslutsfattande: undersökande, spekulativa, produktiva, tolkande och subjektiva. När varje frågekategori tas in i processen täcks alla områden som behöver utforskas in – och arbetsgruppen kommer fram till alternativ som annars kanske hade missats.
1. Undersökande frågor: Hur och varför?
Undersökande frågor identifierar och analyserar ett problem på djupet. Ofta tar sig en beslutsfattare an ett nytt problem genom att klargöra syftet. Vad vill vi uppnå och vad behöver vi lära oss för att genomföra det? För att komma framåt och djupare i processen rekommenderas fler frågor som börjar med hur och varför. Undersökande frågor rör oss bortom det uppenbara, undviker generiska lösningar och gör att fler alternativa lösningar kan dyka upp.
2. Spekulativa frågor: Vad händer om…?
Spekulativa frågor hjälper dig att se på ett problem i ett bredare perspektiv. För att omformulera problemet eller utforska mer kreativa lösningar gäller det att ställa frågor som ”Tänk om…?” och ”Vad annars…?”. De här frågorna kan få igång en kreativ problemlösning, bortom antaganden eller förutfattade meningar som begränsar oss.
3. Produktiva frågor: Vad händer nu?
Produktiva frågor gör det enklare att uppskatta förtagets tillgångar, som till exempel kompetens, kapacitet, tid eller andra resurser. De påverkar också nya initiativ och hastigheten i beslutsfattandet. Exempel på produktiva frågor är: ”Hur kan vi få det gjort?”, ”Hur ska vi synkronisera våra åtgärder?”, ”Hur ska vi mäta framstegen?” och så vidare. På så sätt kan viktiga milstolpar och eventuella flaskhalsar identifieras, samtidigt som det blir tydligt om projekt och medarbetare är på rätt spår.
4. Tolkande frågor: Så, vad…?
Med tolkande frågor tvingas du gång på gång att omdefiniera kärnfrågan. Frågor som t.ex. ”Vad handlar det här problemet egentligen om?” hjälper dig att gräva djupare. Tolkande frågor är en naturlig förlängning av tidigare frågekategorier och drar helt enkelt ut konsekvenserna av en observation eller idé. Efter en undersökande fråga kan du fråga: ”Vad händer om den här trenden fortsätter?”, efter en spekulativ fråga: ”Vilka möjligheter öppnar den här idén upp för?” och efter en produktiv fråga: ”Vad innebär det för våra chanser att skala upp?”. Tolkande frågor finns även i andra former: ”Vad lärde vi oss av det här?”, ”På vilket sätt är det användbart?” eller ”Är det här rätt frågor att ställa?”. Tolkningsfrågor har förmågan att omvandla information till konkreta insikter. Hur genomarbetad analysen än är, gör den ingen nytta om man inte förstår sig på dem.
5. Subjektiva frågor: Vad är osagt?
Den sista frågekategorin skiljer sig från de andra. Medan övriga handlar om själva innehållet i en utmaning, handlar subjektiva frågor om personliga reservationer, frustrationer, spänningar och dolda agendor som kan få beslutsfattandet ur kurs. Det kan till exempel handla om att en chef eller projektansvarig frågar ”Hur kan jag hjälpa till?” istället för att ta en passiv eller övervakande roll.
När vi försummar subjektiva frågor kan lösningen bli svårare att ta till sig. De handlar om att inkludera berörda och ta hänsyn till andras åsikter. För att utforska mer känslomässiga frågor behöver företagsledare uppmuntra och skapa en trygg plats för diskussion. Att lyfta tvivel eller farhågor kan vara svårt, så kom ihåg att inte skjuta ner avvikande åsikter och att inte vara rädd för att dela med dig av dina egna osäkerheter.