Ett annat aktuellt ämne är återkoppling på saker man pratat om innan semestern. I sin bok Framgångsrika samtal skriver retorikexperten Serena Mon de Vienne att det är viktigt att skilja på feedback- och acceptsamtal.
Skillnaden mellan feedback- och acceptsamtal är att det förstnämnda handlar om återkoppling på ett önskemål och är valbart för mottagaren, medan det andra innehåller ett besked utifrån ett redan taget beslut.
– I Sverige, där vi ofta strävar efter en platt organisation, har vi svårt att förmedla beslut. Ofta är cheferna rädda för att vara tydliga på grund av risken för stor reaktion, konstaterar Serena Mon de Vienne i sin bok. Och kom ihåg – när du undviker att vara tydlig blir resultatet av samtalet förödande, då du varken får en reaktion eller når ut med ditt budskap.
Feedbacksamtal
På en övergripande nivå handlar ett feedbacksamtal om att förbättra och utveckla något. Det innebär också att det som beslutas är valfritt för medarbetaren och inte ett tvång. Det finns tre olika typer av feedbacksamtal:
- Kvalitetsfeedback syftar till att stärka kvaliteten i en uppgift och se till att något blir mer effektivt.
- Relationsfeedback fokuserar på att förbättra ett samarbete eller lösa något som skaver i en relation.
- Personfeedback, som är den svåraste typen av feedback, lägger tyngdpunkten på att få någon att växa och att belysa ett destruktivt förhållningssätt som försvårar för personen att uppnå det hen önskar.
Starta samtalet med 1–3 meningar om vad feedbacken handlar om – ett samtal som hålls för att du önskar en förändring, men att det är upp till medarbetaren att välja vad denne gör. Det sätter riktningen på samtalet. Notera att dialogen ska inledas kort, som vd är det lätt att man pratar för mycket trots att man är medveten om vikten av att lyssna.
Accept av tagna beslut
Acceptsamtal är samtal som går ut på att förankra ett redan taget beslut. Här finns inte något utrymme för ändringar av beslutet, vilket många har svårt för och gärna glider över i ett feedbacksamtal där det plötsligt framstår som ett alternativ för medarbetaren att säga ja eller nej till beslutet. Resultatet kan då bli katastrofalt och vikten av att hålla fast i samtalsformen kan inte understrykas nog.
Acceptsamtalet kan med fördel inledas med att presentera relevanta delar från beslutsprocessen:
- Vad är det för beslut som tagits?
- Vem har tagit beslutet?
- Varför har beslutet tagits?
- När börjar beslutet gälla?
- Hur ska det genomföras?
Inkludera den information som bidrar till att medarbetarna har enklare att förstå och acceptera beslutet. Även här är bör din inledning komprimeras till 1–3 meningar.
Fällor vid feedback- och acceptsamtal
- Att inleda med en monolog är en dålig start oavsett samtalsform. Håll inledningen kort och tydlig.
- Att man blandar komplimanger och kritik i syfte att linda in. Det kallas hamburgermetoden och fungerar inte!
- Att man glömmer bort att lyssna och försöka förstå. Förståelse för mottagarens synsätt hjälper till att lösa upp knutar.
- Att man inte litar på att medarbetare kan ta kritik och istället blir otydlig.